Datenschutzerklärung Privacy Policy

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Datenverarbeitungen auf dieser Website sowie für die Verwaltung von Verträgen und Kundenbeziehungen ist:

Dieser GmbH
Lambersartstraße 28
41747 Viersen
Deutschland
Telefon: +49 177 1986980
E-Mail: hello@seculex.eu
Geschäftsführer: Ewald Dieser, Rudolf Dieser
Amtsgericht Mönchengladbach, HRB 20248

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach den gesetzlichen Vorschriften (§ 38 Bundesdatenschutzgesetz – BDSG) nicht erforderlich und wurde nicht bestellt. Für alle Anfragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter hello@seculex.eu.

1. Controller and Data Protection Officer

The controller within the meaning of Art. 4(7) of the General Data Protection Regulation (GDPR) for data processing on this website and for managing contracts and customer relationships is:

Dieser GmbH
Lambersartstraße 28
41747 Viersen
Germany
Phone: +49 177 1986980
Email: hello@seculex.eu
Managing Directors: Ewald Dieser, Rudolf Dieser
Local Court of Mönchengladbach, HRB 20248

A data protection officer is not required under statutory provisions (§ 38 of the German Federal Data Protection Act – BDSG) and has not been appointed. For all inquiries regarding data protection, please contact us at hello@seculex.eu.

2. Zuständige Aufsichtsbehörde

Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde für die Dieser GmbH ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de

Sie haben das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei dieser oder einer anderen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

2. Competent Supervisory Authority

The competent data protection supervisory authority for Dieser GmbH is:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Germany
Phone: +49 211 38424-0
Email: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de

You have the right pursuant to Art. 77 GDPR to lodge a complaint with this or any other data protection supervisory authority regarding the processing of your personal data by us.

3. Verarbeitungsvorgänge als Verantwortlicher

Wir verarbeiten personenbezogene Daten als Verantwortlicher in folgenden Zusammenhängen:

3.1 Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website (seculex.eu) verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Name und URL der abgerufenen Datei bzw. Seite
• Übertragene Datenmenge und Zugriffsstatus (HTTP-Statuscode)
• Browsertyp, Version und Betriebssystem des Geräts
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite, falls übermittelt)

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, die Stabilität und Betriebssicherheit der Systeme zu gewährleisten und Störungen oder Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb).

Empfänger und Hosting: Das Hosting der Website erfolgt über Firebase Hosting (Google Cloud EMEA Ltd., Irland). Die Daten werden nach Wegfall des Zwecks (in der Regel nach wenigen Tagen) gelöscht.

3.2 Kanzleiregistrierung, Vertrags- und Abrechnungsdaten

Bei der Registrierung einer Kanzlei („Firm Registration") und dem Abschluss des Nutzungsvertrages erheben wir die für die Begründung, Durchführung und Abrechnung des SaaS-Vertrages erforderlichen Bestandsdaten:

• Name und Anschrift der Kanzlei
• Vor- und Nachname, berufliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer der vertretungsberechtigten Person
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (soweit vorhanden)
• Rechnungsdaten, Bank- bzw. Zahlungsangaben und gebuchter Tarif

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dient der Erfüllung des SaaS-Vertrages sowie der gesetzlichen Abrechnungs- und Buchführungspflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).

Aufbewahrungsfristen: Vertrags- und Abrechnungsbelege werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 bis 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Rechnungsstellung) gelöscht.

3.3 Transaktions-E-Mails

Für den technischen Versand von transaktionsbezogenen E-Mails (wie z. B. Login-Codes, Einladungs- und Aktivierungslinks sowie System- und Rechnungsbenachrichtigungen) setzen wir den europäischen Dienstleister Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Es werden keine Werbemails oder Newsletter über diesen Kanal versendet.

3. Processing Operations as Controller

We process personal data as a controller in the following contexts:

3.1 Provision of the Website and Server Log Files

When you visit our website (seculex.eu), the web server processes technically necessary connection data automatically transmitted by your browser:

• IP address of the requesting device
• Date and time of the request
• Name and URL of the requested file or page
• Amount of data transferred and access status (HTTP status code)
• Browser type, version and operating system of the device
• Referrer URL (the previously visited page, if transmitted)

Purpose and legal basis: Processing is technically necessary to deliver the website, ensure stability and operational security, and prevent disruptions or attacks. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in secure and reliable operations).

Recipients and hosting: The website is hosted via Firebase Hosting (Google Cloud EMEA Ltd., Ireland). Data is deleted once its purpose ceases to apply (typically within a few days).

3.2 Firm Registration, Contract and Billing Data

When a law firm registers ("Firm Registration") and enters into the SaaS agreement, we collect the master and billing data necessary to establish, perform and invoice the contract:

• Firm name and address
• First and last name, business email address and telephone number of the authorized representative
• VAT identification number (where applicable)
• Invoice details, bank or payment information and subscribed plan

Purpose and legal basis: Processing serves the performance of the SaaS agreement and compliance with statutory accounting and commercial record-keeping obligations. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract) and Art. 6(1)(c) GDPR in conjunction with § 257 German Commercial Code (HGB) and § 147 German Fiscal Code (AO).

Retention periods: Contractual and accounting records are deleted after statutory retention periods expire (regularly 6 to 10 years following the end of the calendar year in which the invoice was issued).

3.3 Transactional Emails

To dispatch transactional messages (such as login codes, invitation and activation links, and system or billing notifications), we use the European service provider Brevo (Sendinblue SAS, Paris, France).

The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract or pre-contractual measures). No marketing newsletters or promotional emails are sent through this channel.

5. Eingesetzte Dienstleister und Empfänger

Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter mit vertraglichen Garantien gemäß Art. 28 DSGVO ein. Alle Kernkomponenten werden innerhalb der Europäischen Union betrieben:

• Google Cloud / Firebase (Google Cloud EMEA Ltd., 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland):
  Hosting der statischen Webseiten über Firebase Hosting; Datenbank (Firestore) im Multi-Region-Verbund der EU (eur3 – Frankfurt und Belgien); Serverless-Funktionen (Cloud Run, Workflows, Cloud Scheduler) in der EU-Region europe-west4 (Eemshaven, Niederlande); Nutzer-Authentifizierung über Firebase Auth.
• Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich):
  Versand transaktionsbezogener E-Mails (Einladungsmails, Systemcodes, Bestätigungen). Serverstandorte befinden sich in der Europäischen Union.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

5. Processors and Recipients

To deliver our services, we engage carefully selected data processors under contractual guarantees pursuant to Art. 28 GDPR. All core components are hosted within the European Union:

• Google Cloud / Firebase (Google Cloud EMEA Ltd., 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Ireland):
  Static website hosting via Firebase Hosting; database (Firestore) in EU multi-region eur3 (Frankfurt and Belgium); serverless compute (Cloud Run, Workflows, Cloud Scheduler) in EU region europe-west4 (Eemshaven, Netherlands); user authentication via Firebase Auth.
• Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, France):
  Transactional email delivery (invitation emails, system codes, confirmations). Server infrastructure is located within the European Union.

No transfer of personal data to third countries outside the European Union or the European Economic Area takes place.

6. Keine Cookies, lokale Speicher (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG)

Unsere Website und die Webanwendung verwenden keine Cookies.

Um die technische Funktionalität bereitzustellen, werden ausschließlich technisch unbedingt erforderliche Einträge im lokalen Speicher des Browsers (HTML5 localStorage und IndexedDB) gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) gespeichert:

• seculex.lang: Speichert Ihre Sprachauswahl (de oder en) auf der Website und in der App.
• seculex-theme: Speichert das ausgewählte Farbschema (Theme).
• dn.lastFirmId: Speichert die zuletzt ausgewählte Kanzlei bei Nutzern mit mehreren Kanzleizugängen.
• Firebase Authentication Sitzungszustand in IndexedDB: Technisch notwendiger Anmeldezusand für die sichere Session-Führung in der Webanwendung.

Da ausschließlich technisch erforderliche Speicherungen vorgenommen werden und kein nutzerübergreifendes Tracking stattfindet, ist kein Einwilligungs-Banner (Cookie-Banner) erforderlich.

6. No Cookies, Local Storage (§ 25(2) no. 2 TDDDG)

Our website and web application use no cookies.

To provide essential technical functionality, only strictly necessary entries are stored in the browser's local storage (HTML5 localStorage and IndexedDB) pursuant to Section 25(2) no. 2 of the German Telecommunications-Digital-Services Data Protection Act (TDDDG):

• seculex.lang: Stores your language preference (de or en) across the website and web app.
• seculex-theme: Stores the selected visual theme.
• dn.lastFirmId: Remembers the last selected law firm for users with multiple firm associations.
• Firebase Authentication session state in IndexedDB: Strictly necessary authentication state for secure session management in the web app.

Because only strictly necessary storage is used and no cross-site or advertising tracking occurs, no consent banner (cookie banner) is required.

7. Keine Webanalyse, keine Tracker, keine externen Schriftarten

Wir respektieren die Privatsphäre unserer Besucher und verzichten bewusst auf Tracking-Technologien:

• Kein Einsatz von Analysewerkzeugen (kein Google Analytics, kein Matomo, keine Zählpixel).
• Kein Einsatz von reCAPTCHA oder vergleichbaren Diensten Dritter.
• Keine Einbindung externer Content Delivery Networks (CDNs) oder Schriftarten von Drittanbietern (wie Google Fonts). Sämtliche Schriften (Inter, Fraunces) sind selbst gehostet und werden direkt von assets.seculex.eu geladen.
• Keine Einbettung von externen Social-Media-Plugins, Videos oder Karten.

7. No Web Analytics, No Trackers, No External Fonts

We respect the privacy of our visitors and deliberately refrain from tracking technologies:

• No analytics tools are used (no Google Analytics, no Matomo, no tracking pixels).
• No reCAPTCHA or similar third-party services are used.
• No external Content Delivery Networks (CDNs) or third-party fonts (such as Google Fonts) are embedded. All fonts (Inter, Fraunces) are self-hosted and served directly from assets.seculex.eu.
• No embedded social media plugins, third-party videos, or external maps.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten, stehen Ihnen folgende Rechte nach der DSGVO zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Antragstellung und Identitätsprüfung: Löschungsanträge richten Sie bitte an hello@seculex.eu. Zur Verhinderung eines unbefugten Zugriffs muss der Antrag von der im betroffenen Konto hinterlegten E-Mail-Adresse stammen oder von dieser ausdrücklich bestätigt werden.
  • Frist: Eine Kontolöschung führen wir innerhalb eines Monats nach Vorliegen eines bestätigten Antrags durch.
  • Umfang der Kontolöschung: Die Kontolöschung umfasst die bei uns geführte Anmeldeidentität, das Nutzerprofil, die Login-Codes, die transaktionalen E-Mail-Protokolle bei unserem E-Mail-Dienstleister Brevo, die kryptografischen Schlüssel der Person und deren Benachrichtigungseinstellungen. Inhalte, die die Person in den Akten einer Kanzlei verfasst hat (wie Nachrichten und Anhänge), sowie die Nachweise und Beteiligteneinträge der Kanzlei über diese Person verbleiben bei der jeweiligen Kanzlei als verantwortlicher Stelle.
  • Akteninhalte und Mandanten: Aktenbezogene Daten werden ausschließlich auf Weisung der aktenführenden Kanzlei oder spätestens 90 Tage nach Wirksamwerden der Vertragsbeendigung der Kanzlei gelöscht. Mandanten richten Anträge auf Löschung von Akteninhalten daher direkt an ihre zuständige Kanzlei.
  • Speicherbereinigung und Wiederherstellbarkeit: Gelöschte Dateien und Sicherungskopien in unseren Cloud-Speichern werden technisch spätestens nach 7 Tagen unwiederbringlich entfernt.
  • Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Rechnungs- und Buchungsbelege werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB) vorgehalten und erst nach deren Ablauf gelöscht.
  • Konten ohne Kanzlei und Akte: Nutzerkonten, die nach einer Kanzlei- oder Aktenlöschung keiner Kanzlei und keiner Akte mehr zugeordnet sind, werden ebenfalls gelöscht.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen, wenn eine der gesetzlichen Voraussetzungen vorliegt.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte formlos an: hello@seculex.eu.

Zudem haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der für unseren Sitz zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

8. Your Rights as Data Subject

Regarding personal data concerning you that we process as a controller, you have the following rights under the GDPR:

• Right of access (Art. 15 GDPR): You have the right to obtain information about your personal data processed by us.
• Right to rectification (Art. 16 GDPR): You may request the rectification of inaccurate data or the completion of incomplete data without undue delay.
• Right to erasure (Art. 17 GDPR): You have the right to request the erasure of your personal data stored by us, provided no statutory retention duties prevent erasure.
  • Requests and verification: Please address erasure requests to hello@seculex.eu. To prevent unauthorized erasure, the request must originate from, or be confirmed from, the email address associated with the Account.
  • Timeframe: Account Erasure is carried out within one month of receiving a confirmed request.
  • Scope of Account Erasure: Account Erasure covers the sign-in identity held with us, the user profile, Login Codes, transactional email logs at Brevo, the person's cryptographic keys, and their notification preferences. What the person authored in a Firm's Cases (such as messages and attachments) and the Firm's records and participant entries about them stay with the respective Firm as controller.
  • Case data and clients: Case data is erased only on the instruction of the Firm managing the Case, or no later than 90 days after the Firm's termination takes effect. Clients therefore address requests for erasure of Case data directly to their Firm.
  • Storage purge and recoverability: Erased files and backup copies in our cloud storage become irrecoverable no later than 7 days after erasure.
  • Statutory retention obligations: Invoices and accounting records are kept for the statutory retention periods (§ 147 AO, § 257 HGB) and are erased only after those periods expire.
  • Accounts without Firm or Case: Accounts that are left with no Firm and no Case following a Firm or Case erasure are likewise erased.
• Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR): You may request the restriction of processing where statutory conditions are met.
• Right to data portability (Art. 20 GDPR): You have the right to receive your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format.
• Right to object (Art. 21 GDPR): Where we process data based on our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR), you have the right to object at any time on grounds relating to your particular situation.

To exercise any of these rights, please contact us informally at: hello@seculex.eu.

You also have the right pursuant to Art. 77 GDPR to lodge a complaint with a data protection supervisory authority, in particular with the Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).